Jak sporządzić Terms of Use oraz Privacy Policy?

Polscy przedsiębiorcy internetowi coraz odważniej wchodzą na rynki międzynarodowe i odnoszą na nich znaczące sukcesy. Wystarczy chociażby wspomnieć o takich markach jak Brand24 - debiut na Giełdzie Papierów Wartościowych, czy Codewise - otwarcie biura w Dolinie Krzemowej. Internet daje możliwości, których nie było nigdy wcześniej, dzięki niemu, firma założona w malutkiej miejscowości w Polsce może dotrzeć do ludzi na całym świecie. Wszędzie jednakże, w mniejszym lub większym stopniu, klient końcowy zwraca uwagę na legalność funkcjonowania takiej firmy i warunków korzystania z jej produktu/usługi. Dlatego koniecznym jest zapewnienie przejrzystości funkcjonowania, a przede wszystkim klarowne przedstawienie praw i obowiązków obu stron - serwisu i klienta. Do tego dochodzą jeszcze kwestie związane z ochroną danych osobowych i prywatności użytkownika. Dlatego właśnie każdy przedsiębiorca zamierzający kierować swoją ofertę na rynek międzynarodowy powinien uzbroić się w dwa dokumenty - Terms of Use (regulamin) oraz Privacy Policy (polityka prywatności).

Terms of Use & Privacy Policy

Powaga i konieczność Terms of Use oraz Privacy Policy

Możliwe, że powyższe stwierdzenie wielu osobom wyda się trywialne, gdyż z natury rzeczy mało kto czyta, a już prawie nikt nie czyta uważnie Terms of Use, czy regulaminów przed przystąpieniem do umowy. Bierze się to po części z zaufania do drugiej strony, że skoro działa na szeroką skalę, to jej akty prawne powinny być zgodne z prawem i bezpieczne, a po części z wciąż obecnego przeświadczenia, że w Internecie nie wszystko jest tak na poważnie jak na "papierze". Nawet, jeżeli stosunek klientów do aktów takich jak Terms of Use jest trywialny, to przedsiębiorca powinien mieć świadomość ciążącego na nim obowiązku zachowania zgodności swoich regulacji z prawem. Niezgodność regulaminu, czy polityki prywatności lub informacji zawartych na stronie portalu, sklepu, usługodawcy może doprowadzić do poważnych sankcji finansowych ze strony organów ochrony konkurencji i konsumentów. 

O ile dostosowanie zgodności aktów do prawa jednego państwa jest łatwe, o tyle już zapewnienie zgodności z prawem wielu państw jest sporym wyzwaniem. Prawo polskie różni się zupełnie od prawa stosowanego w Stanach Zjednoczonych, co więcej, prawo stosowane w USA różni się nawet wewnętrznie ze względu na dużą autonomię prawodawczą poszczególnych stanów. W obrębie Unii Europejskiej sprawa jest dość ułatwiona, a to dzięki wspólnym regulacjom, które obowiązują wszystkie kraje członkowskie. Strategia Jednolitego Rynku Cyfrowego (ang. Digital Single Market) konsekwentnie wdrażana przez Komisję Europejską doprowadziła do zrównania praw i obowiązków sprzedawców działających na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, jak również prawa i obowiązki konsumentów w tym zakresie. 

Jakie powinno być Terms of Use

Przystępując do tworzenia Terms of Use należy mieć na względzie zachowanie elastyczności aktu, co niewątpliwie pozwoli na zaoszczędzenie wielu kosztów, jak i pracy przy zmianie funkcjonowania biznesu. Bolączką wielu Terms of Use, regulaminów itp. jest zbytnia szczegółowość, co prowadzi do tego, że wiele przepisów staje się ograniczeniami dla przedsiębiorcy, czy też z biegiem czasu stają się zupełnie nieżyciowe. Może to doprowadzić w pewnym czasie nawet do funkcjonowania przedsiębiorcy wbrew własnym przepisom.

Kolejnym aspektem, jaki należy wziąć pod uwagę, to unikanie klauzul niedozwolonych oraz takie konstruowanie przepisów, aby nie narazić siebie na uznanie przepisów za niedozwolone. Rejestr klauzul uznanych za niedozwolone w Polsce jest jawny i dostępny, może być przydatną wskazówką, gdyż zawarte w nim klauzule będą co do zasady niedozwolone również w innym państwach Unii (efekt harmonizacji prawa). Ogólnie rzecz ujmując, przepisy powinny być tak konstruowane, aby w jak najmniejszym stopniu ograniczać prawa konsumentów i aby nakładać na nich jak najmniej obowiązków. Czasami ciężko wyczuć granicę, więc lepiej zastosować regulacje względniejsze dla konsumentów. W przypadku klientów biznesowych, należy pamiętać o konieczności zachowania równowagi stron, nadmierne obciążenie obowiązkami i restrykcjami klienta może być zakwestionowane jako sprzeczne z zasadami fair trade.

Prawo właściwe dla Terms of Use

Terms of Use jako akt prawny o zasięgu międzynarodowym powinien dążyć do tego, aby był interpretowany jednolicie w każdym możliwym państwie. Dlatego konieczne jest zawarcie postanowień w zakresie wyboru i interpretacji prawa. Co do zasady, strony mogą dowolnie umówić się w zakresie prawa właściwego dla stosunku prawnego. Zatem, jeżeli klientem jest głównie biznes (B2B), to nie ma najmniejszych zastrzeżeń do zastosowania przykładowo takiej klauzuli:

Terms of Use shall be governed by and interpreted pursuant to the Polish law. In all matters not covered by Terms of Use, Polish Civil Code and other relevant Polish law provisions shall apply.

Takie postanowienie oznacza, że do wszelkich kwestii związanych z wykonywaniem umowy, w tym sporów, powinny być stosowane przepisy polskiego porządku prawnego. 

Przy sprzedaży konsumenckiej, w obrębie Unii Europejskiej, uznaje się, że możliwe jest narzucenie innego prawa, niż prawo kraju konsumenta, pod warunkiem, że wybór innego prawa nie będzie skutkować pozbawieniem konsumenta ochrony zapewnianej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć w drodze umowy na mocy prawa państwa konsumenta. Postanowienie Terms of Use może w tym zakresie brzmieć:

Terms of Use shall be governed by and interpreted pursuant to the Polish law. Choice of Polish law may not, however, have the result of depriving the consumer of the protection afforded to him by provisions that cannot be derogated from by agreement by virtue of the law of the consumer’s state.

Wybór sądu 

Istotną kwestią jest również zagwarantowanie przedsiębiorcy, że jakiekolwiek spory wynikłe w toku prowadzonego biznesu będą rozpatrywane przez sąd korzystniejszy miejscowo dla niego. Brak regulacji w tym zakresie mógłby doprowadzić do konieczności stawiania się przed sądami na całym świecie. Wybór sądu właściwego dla przedsiębiorcy może przyjąć formę postanowienia:

Any and all disputes which might arise under or out of this Terms of Use shall be examined according to the jursidiction of the Republic of Poland. A court of competent jurisdiction is the court of the Seller's seat.

W miejsce "Seller's" można wstawić np. nazwę przedsiębiorstwa. 

Co powinno zawierać Privacy Policy?

Privacy Policy, to odpowiednik polskiej polityki prywatności, nie jest to akt nieznany polskim przedsiębiorcom. Powinien w miarę szczegółowo opisywać, jakie dane klientów są zbierane, w jaki sposób, od kogo, przez kogo, dla jakich celów. Powinien również zawierać informacje odnośnie sposobu przechowywania ww. informacji, zabezpieczania, udostępniania podmiotom trzecim, a także o możliwości dostępu do nich osobom, których informacje dotyczą, ich korygowania, usuwania i zaprzestania przetwarzania. 

Podsumowanie

Przedstawione powyżej uwagi, to jedynie ogólniki, których warto przestrzegać przy konstruowania Terms of Use oraz Privacy Policy. Przygotowanie takich dokumentów powinno być poprzedzone analizą biznesu oraz klienta pod kątem zagrożeń prawnych, obowiązków i praw. Co więcej, warto również zapoznać się chociażby oględnie z regulacjami prawnymi funkcjonującymi w państwach, do których kierowana będzie oferta. Warto też na marginesie wspomnieć, że słowa angielskiego języka prawniczego, tak samo, jak i polskiego, mają inne znaczenie, niż słowa powszechnie używane, więc trzeba mieć to na uwadze, żeby nie popełnić gafy językowej. Dla przykładu, strony umowy po angielsku to "parties" a nie "sides".

Jeżeli potrzebujesz pomocy - skontaktuj się ze mną i opisz swój problem. Kontakt do mnie.

Przeczytaj również:

• sprzedaż międzynarodowa - które prawo będzie właściwe? 
• kiedy stosuje się Konwencję CMR? 
• reklamacje - poradnik przedsiębiorcy